出張旅費規定の作成の仕方一つで節税につながるって本当?

【出張旅費規定】

業種にもよりますが、業務提供先が遠方の場合出張をすることがあります。

出張をすると交通費や宿泊費が発生するのはもちろんのこと、日当も忘れてはいけません。

出張旅費規程を作成しておけば、これらの交通費や宿泊費だけでなく日当も経費として処理することが出来ます。

特に日当を渡す場合、受け取った側にとっては給与ではなく非課税所得となるので、従業員に喜ばれる結果になります。

さらに、社会保険料の負担額は給与の額によって左右されてしまいますが、日当は給与にならずに支給できるため企業にとっても社会保険料の負担額を減らすことが出来るというメリットあったり、国内出張であれば消費税の仕入税額控除にも含めることが出来ます。

もちろん、出張旅費規定は従業員の福利厚生といった観点から作成することが大切です。

しかし出張旅費規定を作成することは企業にとっても従業員にとっても嬉しい制度なのです。

そんな出張旅費規程ですが、どのように作成するのがよいのでしょうか。

 

【出張旅費規程の作成】

交通費や宿泊費と、日当は少し性格が異なります。

日当は、例えば食事代や連泊によるクリーニング代など、出張に伴って発生する諸費用をその都度実費精算することは大変なため、日当という形で定額で渡して精算するという意味を持っています。

ですので日当の金額も不相応に高額なものにすることは出来ず、例えば同業他社など世間一般的におかしくない金額を設定しなければなりません。

具体的には出張旅費規程は以下を盛り込んで作成します。

  • 規定の目的
  • 適用範囲
  • 出張の定義
  • 旅費の種類と金額
  • 申請、精算方法

以下でご説明します。

 

  • 規定の目的

出張旅費規程の目的を定めます。

出張の旅費や手続について定める旨を記載します。

出張旅費規程を作成するといっても、まっさらな状態から作成する方は少ないのではないでしょうか。

今ではインターネット検索すれば出張旅費規程の無料フォーマット無料が簡単に手に入る時代です。

そういったものを入手して、カスタマイズして作成すると楽ですね。

出張旅費規程の目的についてもそのフォーマットに記載してあるものを基本的にはそのままで大丈夫かと思います。

 

  • 適用範囲

全社員を対象にしてください。

役員は、従業員用とは別に役員出張旅費規程を作成することが出来ます。

 

  • 出張の定義

何を出張というのかを定めておきます。

隣町に行った、くらいではさすがに出張とは言えないですよね。

一般的には片道100キロを超えた場合に出張としている会社が多いようです。

さらにこれも自宅からの距離なのか、会社からの距離なのかも決めておかなければなりません。

また、「移動時間○時間以上」といった形で定める場合もありますし、距離によって遠距離出張・近距離出張など細かく定めることも出来ます。

これら全てを複合させて定めることも可能です。

 

  • 旅費の種類と金額

種類ごとに支給する金額を定めます。

交通費は実費精算です。

宿泊費も実費精算が多いですが、定額支給も可能です。

例えば宿泊費として一律7千円支給すると定めておけば、どこに宿泊するかはあとは出張する人に委ねるパターンです。

日当は一律で定めることが難しいため、様々なパターンを設定できます。

例えば距離に応じて金額を変えたり、宿泊の有無で変えたりなどです。

さらに、役職によって差をつけることも可能です。一般の従業員と役員とで支給額を変えても問題ありません。

 

  • 申請、精算方法

出張の申請や報告をどのような形式で行うかを定めます。

具体的には、いつまでに、誰に、どのような方法で申請が必要で、そして出張後の報告や精算方法なども定めておきます。

これは事務処理のことも考慮して決めるとよいでしょう。

一定の申請様式を決めてしまえば、個々の申請書が統一化されるため、事務処理を行う際にも必要な情報を入手しやすくなります。

宿泊費を実費精算ではなく定額支給とすることでも、領収書を確認する必要がなくなるため事務処理が効率化します。

 

 

このように出張旅費規定を作成しておくことで法人と従業員両方の節税や事務処理の効率化も図ることができます。

無料のフォーマットを利用すれば作成自体はそれほど難しくありませんので、ぜひ作成されることをオススメします。